公費でAmazonを利用する方法

結論から申し上げますと、各団体の財務・会計規則等の内規による、ないしそのときの会計担当者による、という元も子もない内容です。

新しいことに前向きな団体または担当者は、直接AmazonBusinessに登録をして物品調達をしている実例があります。

一方、そのように処理ができず、弊社のサービスを利用される方も一定数いらっしゃいます。

具体的に何が支障となっているか検討してみると、次の点が課題となっているのではないかと推察します。

課題点

①明細上の配送料や値引きの処理

②付与ポイントの処理

③納品が出荷元倉庫の違いによりバラバラになることがある

④納品者による立会検収ができない

⑤不具合があった場合の処理

⑥押印や代表者名の記名等、書類上の記載の問題

⑦納品書や請求書が電子発行される

⑧高頻度で価格変動がある

以下、順番に説明していきます。

検討

①通常の御用聞き業者による調達時には、配送料や値引きは明細に記載させず、それらを織り込んだ金額にして実際に調達する物品等のみ項目に記載させていることがほとんどかと思います。Amazonは画一的にシステム上から納品書も請求書も電子発行されます。このため前記のような融通が利きません。

　この点、財政的には物品費用は需用費、配送料は役務費と節が異なるため支払うのが困難かと思われますが、物品調達に伴う配送料は需用費に含めてかまわないというのが通説です。

　また、値引きも書かせないのが通例ではありますが、役務や修繕、工事といった場合に業者が書いてくることもあるので、値引きが書いているからといって支払不能になることは本来ありません。（見積書で値引きが表示されていれば、そのとおりの負担行為をすればよい。）

②ポイントの処理

　通常の店舗による公費物品調達時には個人のポイントカードでポイントを貯めるのはご法度なのははもちろん、組織としてのポイントカードを作成するなんてことも面倒なのでしていないと思われます。Amazonでは問答無用でポイントが貯まってしまいますが、①にて値引き処理ができる団体でしたら、ポイントによる値引きをすればより価格的に有利な物品調達となるでしょう。それが憚られる場合は、アカウントにポイントが貯まるのは避けられないので、使用をしないとするほかないと思われます。

③納品がバラバラになる

　検収日をいつにするかという問題が生じますが、全ての物品が手元に到着してから検収を行い、その日を検収完了日とすることで支障なく対処できるでしょう。

④納品者による検収ができない

　一部の団体では検収時の立会が必須のところがあります。この場合はあきらめましょう。このご時世で配達サービスの利用を認めないというのもレアケースですが実在します。検品で不具合があった際の責任の所持をはっきりさせたいという意向もわからなくもないです。弊社も利用される場合においても、結局配達圏外であれば配達サービスを利用します。

⑤不具合があった場合の処理

　御用聞き業者であれば、不具合のない商品への交換が可能ですが、Amazonは基本的に返品＆返金処理です。返金も現金ではなくAmaoznギフトによる返金のため、戻入処理ができません。限定的ですが、同じ金額で同一の商品が販売されていれば、返金されたAmazonギフトで再度同一の商品を頼むという処理も可能ですが、後述する価格の変動が頻繁にあるアマゾンではややリスクのある処理になります。

⑥押印や代表者名の記名等、書類上の記載の問題

上記のとおりシステムからの書類発行のため、すべての書類で電子押印のみです。昨今の押印省略の時流で、この点はクリアしている自治体も多いと思いますが、一部の自治体では登録印や書類への押印を必須としているところはあるので、この場合は電気代の処理を参考にしてみてはいかがでしょうか。（電力会社も印刷押印です）

また、Amazonの電子書類は社名のみで、代表者名の記載がありません。ただこれも所属長や出納員による補助書類を作成することにより対応可能なことがほとんどだと思います。

⑦納品書や請求書が電子発行される

紙の書類のやりとりをAmazonは基本的に行いません。自身での印刷を要します。これも一部の組織では、相手方からの紙郵送を必須としているところがあります。但し、この点は組織としての決まりなのか、単なる慣例なの確認された方が良いです。弊社がよく注文を頂く同一の自治体でも、部署によってはメールによるデータ添付でOKというところがあるのに（それで支払いの処理は完遂できています）、別の部署では紙が必須で紙がないと支払いができないと頑なに紙の発送を要求されることもあります。

⑧高頻度で価格変動がある

きちんとした事務処理をしている場合、見積書を電子発行し、この明細に基づいて負担行為を決裁する。その後発注して、、、と手続きをしている間に見積時の価格とは変わってしまうことがあります。解決方法はAmazon調達の場合は決裁を素早く（笑）または変更負担行為を再度、、、としてもまた価格変動といった可能性もなくはないので、迅速に処理するしかなさそうです。

また、Amazonの見積書は各種割引適用前の価格による見積書となるので、実際の注文時と総額が変わってしまうことがあります。

ちなみに弊社のサービスを利用していただければ、赤字になるような価格変動は勘弁願いたいですが、ある一定の変動は弊社が飲みます。

まとめ

上述のとおり、自身の組織の会計規則や内規とにらめっこをすれば、Amaoznによる物品調達も不可能ではありません。

ただ、いくつかややこしい点や手間がかかるところもあるので、そういった場合はぜひ弊社サービスの利用を検討していただければと存じます。